ساخت یک فرآیند سازمانی BPMS در 10 دقیقه با استفاده از پروسس میکر

پروسس میکر 1 نرم افزار متن باز هست برای پیاده سازی فرآیند های سازمانی به صورت تحت وب.فلسفه پروسس میکر هم استفاده اون توسط افراد خود سازمان هست که بدون دانش برنامه نویسی و ... بتوانند فرآیند های خود رو اجرایی کنند.

در اینجا ما میخواهیم با هم 1فرآیند درخواست کالا را پیدا سازی کنیم.

مرحله اول دانلود و نصب پروسس میکر هست

1.برای دانلود پروسس میکر به اینجا مراجعه کنید (دانلود آخرین نسخه برای ویندوز)

2.نصب اون خیلی ساده است ولی باز هم اگر مشکلی داشتید به اینجا یا اینجا مراجعه کنید.

مرحله دوم ایجاد یک فرآیند جدید با پروسس میکر هست

1.بعد از ورود به سیستم روی تب DESIGNER از منوی بالای صفحه کلیک کنید تا وارد محیط طراحی فرآیند بشوید.

2.برای ایجاد فرآیند جدید روی گزینه New کلیک کنید

نام فرآیند دلخواه خودتون را وارد کنید 

بعد از زدن دکمه Create وارد محیط طراحی می شوید

مرحله سوم طراحی فرآیند

 در ابتدا یک آموزش کوتاه از نحوه طراحی به شما داده می شود با زدن Quit از این بخش خارج بشوید لیست از المنت های BPMN2 به شما نمایش داده می شود (اطلاعات بیشتر در مورد نحوه طراحی فرآیند)

برای طراحی فرآیند

اولین المنت Start Event یا شروع هست که به صورت پیش فرض روی صفحه قرار دارد.فعلا روی سطل آشغال کلیک کنید تا این المنت از روی صفحه پاک شود.

1.فرآیند باید به طور کامل آنالیز بشود و تمامی افراد دخیل در اون مشخص شوند.در اینجا برای فرآیند درخواست کالا ما 3 کاربر ایجاد می کنید.کارمند،سوپروایزر،مدیر(نحوه ایجاد کاربر)

2.ابتدا 1 عدد Pool و 3 عدد Lane با کلیک و درگ کردن از ابزار بالا روی صفحه قرار بدید(Pool&Lean) به این صورت

بعد از درگ Pool اون را صفحه رها کنید

اسم پیش فرض رو Pool1 به Purchase Request تغییر بدید

سپس 3 عدد Lane داخل Pool قرار بدید به این صورت

 

اسم پیش فرض Lane1 رو به Employee تغییر بدید و به همین صورت برای Supervisor و Manager المنت Lane رو داخل Pool قرار بدید

 

3.برای شروع فرآیند المنت Start Event دایره سبز رنگ رو از نوار ابزار انتخاب کنید و داخل Lane اول یعنی کارمند قرار بدهید به این معنی که کاربر درخواست دهنده کالا شروع کننده فرآیند هست

سپس برای افزودن اولین تسک به فرآیند روی Start Event که داخل لین کارمند قرار دادید کلیک کنید

طبق تصویر می توانی از شروع به وظیفه(مستطیل ) یا رویدادها (دایره زرد) یا شرط ها(لوزی) لینک ایجاد کرد(اطلاعات بیشتر)

برای لینک به وظیفه درخواست کالا روی مستطیل کلیک کنید و درگ کنید

بعد از افزودن اولین تسک روی متن Task 1 دوبار کلیک کنید تا متن آن را تغییر بدید به Submit Request

4.سپس تسک مربوط به سوپروایز رو  قرار بدید مانند قبل روی تسک Submit Request و سپس با درگ کردن مستطیل به بخش سوپروایزر تسک بررسی درخواست را ایجاد کنید

 

در اینجا سوپروایزر درخواست را دریافت و بررسی می کند و سپس یا درخواست را تایید یا رد می کند.پاسخ سوپروایزر به صورت Gateway می باشد که شامل تایید یا رد درخواست می باشد.(اطلاعات بیشتر در مورد Gateway یا شرط)

5-روی تسک Assess Request کلیک کنید و سپس روی Gateway را کلیک و درگ کنید تا روی صفحه قرار گیرد

سپس با کلیک روی متن، آن را ویرایش کنید و به متن ?Purchase Approved تغییر بدید

 

6-در صورت عدم تایید درخواست خرید کالا درخواست به کارمند بازگشت داده می شود برای اینکار روی Gatewayکلیک کنید 

با درگ فلش Coonect ارتباط بین Gateway و Submit Request برقرار کنید تا درصورت رد درخواست توسط سوپروایزر کار به کارمند درخواست دهنده بازگشت داده شود

 

7-درصورت تایید توسط سوپروایز کار باید به تسک مدیر ارجاع داده شود برای اینکار روی Gatewayکلیک کنید و سپس با کلیک روی Task و درگ کردن داخل Lane مدیر تسک Deliver Order یا تحویل سفارش را ایجاد کنید

 

 برای وضوح بیشتر فرآیند لیبل Yes و No برای تایید و عدم تایید سوپروایز روی فرآیند قرار میدیم

 8-بعد از تحویل سفارش فرآیند به پایان میرسد برای پایان از تسک Deliver Order به End Event دایره قرمز رنگ لینک ایجاد می کینم

خوب تا اینجا فرآیند ما تکمیل شد.

 مرحله چهارم  ایجاد متغییرها

متغییرها ها را می توان به بشقاب هایی تشبیه کرد که غذا داخلش ریخته میشه. در واقع متغییر ها ظرف هایی هستن که اطلاعاتی که در طول فرآیند توسط کاربر وارد سیستم می شوند داخل این ظرف ها ریخته می شوند تا هر جایی نیاز بود از آن استفاده شود.مثلا می توان از این متغییرها داخل فرمها یا Gateway ها استفاده کرد.(اطلاعات بیشتر در مورد متغییرها)

برای ایجاد متغییر جدید از پنل سمت راست روی گزینه Variables و سپس Create کلیک کنید

سپس پنجره ای به این شکل باز می شود

1-اولین متغییری که ما میخوایم ایجاد کنیم متغییر employeeName هست که نام کارمند درخواست دهنده کالا را نگهداری میکنه.بعد از پر کردن بخش نام متغییر و نوع آن روی گزینه Save کلیک کیند

 بعد از ذخیره متغییر،این متغییر جدید به لیست متغییرهای فرآیند اضافه می شود

ما به متغییر های دیگه مثل employeeAddress و employeeEmail با نوع String برای نگهداری آدرس و ایمیل کارمند و همچنین متغییر requestDate با نوع Datetime  برای تاریخ درخواست و متغییر itemGrid با نوع Grid برای نگهداری اطلاعات کالا مثل نام کالا،تعداد و.. نیاز داریم که آنها را هم اضافه می کنیم

 

بعد از افزودن متغییر ها مورد نیاز برای تسک Submit Request  لیست آنها به این صورت می شوند

2-برای تسک سوپروایزر که تصمیم گیری انجام میدهد در مورد تایید یا رد درخواست به متغییر requestApproved با نوع Boolean نیاز داریم که داخلش مقدار True برای تایید درخواست و یا False برای رد درخواست قرار بگیرد.

 

برای تایید درخواست لیبل Yes و برای رد درخواست لیبل No رو در نظر می گیرم تا این لیبل ها به کاربر نمایش داده شوند.

3-برای بخش مدیریت هم نیاز به متغییر requestDelivery با نوع Boolean داریم که تعیین شود درخواست تحویل داده شده است یا خیر

 

مرحله پنجم ایجاد فرم ها

مرحله بعدی از طراحی فرآیند ایجاد فرم برای وظیفه های می باشد.فرم های المنت هایی هستند که کاربر با آنها کار می کنند و اطلاعات را با استفاده از فرم ها وارد سیستم می کنند یا اطلاعات بخش های مختلف در قالب فرم ها مشاهده می کند.

فرم ها در پروسس میکر با نام DynaForms صدا زده می شوند به خاطر اینکه خودکار با درگ کردن المنت ها مختلف ایجاد می شود و در هنگام اجرا با سیستم های مختلف موبایل،تبلت،کامپیوتر سازگار می شود.(اطلاعات بیشتر در مورد DynaForms)

برای ایجاد فرم جدید از پنل سمت راست روی گزینه DynaForms و سپس Create کلیک کنید

 

بعد کلیک روی Create پنجره ای به این صورت باز می شود 

1-اولین فرمی که میخواهیم بسازیم فرم  Order Request Form هست برای ثبت درخواست.

نام فرم را وارد می کنیم و گزینه Save & Open رو میزنیم

 

تا وارد محیط طراحی فرم بشوید

در اینجا می توانید از انواع کنترل ها طراحی فرم استفاده کنید تا فرم مورد نیاز خودتون را بسازید(بیشتر)

2-ابتدا 1 تایتل برای فرم مون باید قرار بدیم بنابراین از منوی ابزار سمت چپ روی H1 که نشان دهنده title هست کلیک کنید و درگ کنید روی قسمت فرم زمینه خاکستری رنگ نشان دهنده این هست که امکان رها کردن کنترل در این ناحیه وجود دارد.

بعد از قرار دادن title  به صورت پیش فرض نام اون title_1 می شود برای تغییر عنوان روی title کلیک می کنیم که روی فرم قرار دادیم کلیک کنید تا خصوصیات این کنترل توی منوی ست چپ نمایش داده شود

 

از منوی سمت چپ مقدار Label را تعییر بدید از title_1 به Order Request

 

سپس از کنترل های سمت چپ کنترل subtitle رو کلیک و درگ کنید روی صفحه تا زیر عنوان داخل قرار گیرد.Label اون هم تغییر بدید به Personal information

3-هر سطر فرم از 12 ستون تشکیل شده است.به صورت پیش فرض وقتی کنترلی را داخل صفحه قرار میدید 12 ستون از یک سطر را اشغال می کند.این امکان وجود دارد که چند کنترل کنار هم قرار بدهید فقط باید تعداد ستونی که هر کنترل میتواند اشغال کند را مشخص کنید.

روی سطر بعد ازPersonal information کلیک کنید تا خصوصیات آن در قسمت سمت چپ نمایش داده شود

ما میخواهیم در این سطر 2 کنترل کنار هم قرار بدهیم بنابراین میگیم که کنترل اول 6ستون از این سطر را اشغال کند و کنترل دوم هم 6 ستون از این سطر را اشغال کند(همیشه مجموع ستونها باید 12 بشود)

بنابراین این سطر به 2 ستون مجزا تقسیم می شود

4-برای نام کارمند کنترل text box از لیست کنترل ها کلیک و درگ می کنیم روی ستون اول

پنجره متغییرها باز میشود در اینجا باید این کنترل text box رو به متغییرهایی که توی بخش قبل تعریف کردیم لینک کنیم.

در این پنجره می تونید که متغییر جدیدی رو ایجاد کنید یا با انتخاب Select variable از متغییرهایی که قبلا ایجاد کردید استفاده کنید چون ما قبلا متغییر employeeName با انتخاب گزینه Select variable که لیست متغییر ها ایجاد شده رو به ما نمایش میده متغییر employeeName  را انتخاب می کنیم تا به این کنترل لینک شود.

5-سپس برای آدرس کنترل text area و برای ایمیل کنترل text box و برای تاریخ کنترل date time روی صفحه قرار بدید

6-سپس یک sbu title قرار بدید با عنوان Purchase Details

7-برای گروه بندی کنترل ها باهم و در سطر و ستون های مختلف  از گرید استفاده می کنند(اطلاعات بیشتر)

ابتدا 1 گرید از کنترل سمت چپ روی صفحه قرار بدید در پنجره متغیرها و قسمت Select variable متغییر ItemGrid را که قبلا ایجاد کردیم را انتخاب کنید تا به این گرید متصل شود.

سپس سپس 3تا textbox داخل گرید قرار بدید برای وارد کردن اطلاعات کالا

روی گرید کلیک کنید و عنوان آن از قسمت خصوصیات گرید از پنل سمت چپ تغییر بدید به Details و عنوان textbox ها رو تغییر بدید به Item,Quantity,Description

8-در نهایت 1 دکمه Submit از کنترل های روی فرم قرار بدید برای تایید نهایی اطلاعات

9-برای ذخیره اطلاعات فرمی که طراحی کردید روی  از منو بالای فرم کلیک کنید تا اطلاعات فرم ذخیره شود.برای مشاهده فرمی که طراحی کردید در نسخه موبایل و تبلیت و دیسکتاپ روی  از منوی بالا کلیک کنید تا خروجی فرم را مشاهده کنید.

با زدن X از فرم ثبت درخواست خارج بشوید

10-دومین فرم با نام Request Approval Form برای سوپروایزر ایجاد کنید

 

در فرم سوپروایزر باید اطلاعات درخواست (دقیقا شبیه Order Request Form)  را مشاهده کند تا در مورد تایید یا رد درخواست تصمیم گیری کند.

11-در فرم سوپروایزر نیازی نیست که ما دوباره فرم شبیه Order Request Form ایجاد کنیم ما میخواهیم 1 کپی از فرم ثبت درخواست (Order Request Form)بگیریم و آن را داخل فرم سوپروایزر قرار بدیم.

برای اینکار از منوی سمت چپ کنترل Subform را انتخاب و روی فرم قرار میدیم در اینجا لیست فرم های موجود که تا الان طراحی کردید به شما نمایش داده می شود فرم Order Request Form  را انتخاب کنید تا روی فرم قرار گیرد

12-سپس یک Subtitle با عنوان Order Approval  به فرم اضافه کنید 

و یک عدد Radio به فرم اضافه کنید و در پنجره Variable این Radio رو به متغییر requestApproved لینک کنید  تا در تصمیم گیری ادامه مسیر فرآیند از آن استفاده کنیم بعد از اضافه شدن Radio به فرم روی آن کلیک کنید و از پنل خصوصیات سمت چپ روی گزینه Options کلیک کنید.

در اینجا مقدار Key رو برابر 1 و Label برای Yes و Key برابر 0 و Label برای No قرار بدهید تا سوپروایزر از این 2 گزینه برای تصمیم گیری انتخاب کند

 عنوان این Radio  رو هم ؟Approved قرار میدهیم.

در نهایت فرم به این صورت می شود

 13-در نهایت فرم بخش مدیریت هم ایجاد می کنیم با نام Deliver Order

مانند فرم سوپروایزر یک عدد subform قرار میدهیم از فرم Order Approval Form و سپس یک subtitle با عنوان Manager Review و یک عدد Radio مانند فرم سوپروایزر با عنوان ?Deliver Order قرار میدهیم برای اینکه تشخیص بدهیم سفارش تحویل داده شده است یا خیر. و در نهایت 1 دکمه Submit قرار میدهیم برای تایید اطلاعات

فرم مدیر در نهایت به این صورت می شود 

مرحله ششم تعریف قواعد ارجاع

برای Gateway که بعد از سوپروایزر قرار دادیم باید شروط مختلف را تعریف کنیم برای تصمیم گیری در مورد گردش کار که در صورت تایید یا رد درخواست چه گردش کاری رخ بدهد.

روی Gateway کلیک راست کرده و گزینه Properties را انتخاب کنید

اگر سوپروایزر گزینه Yes را انتخاب کند داخل متغییر requestApproved (همان متغیری که به Radio فرم لینک کردیم)مقدار 1 قرار میگیرد و در صورت انتخاب No مقدار 0 داخل متغییر requestApproved قرار میگیرد.

برای دسترسی به مقدار داخل متغییر ها از (نام متغییر+@@) استفاده میکنیم.

از == برای بررسی تساویر 2 مقدار استفاده می کنیم.(اطلاعات بیشتر در مورد شرطها)

داخل پنجره شرایط ارجاع توی قسمت Condition قرار میدهیم که requestApproved==1@@ که یعنی اگر سوپروایزر درخواست را تایید کرد کار به Deliver Order ارجاع  شود و Deliver Order را در قسمت Next Task انتخاب می کنیم.

و همچنین برای requestApproved==0@@ قرار میدهیم که کار بازگشت داده شود به کارمند یعنی Submit Request

مرحله هفتم اختصاص فرم به وظیفه 

برای اختصاص فرم هایی که طراحی کردیم به وظیفه هایی که داخل فرآیند قرار دادیم روی Task راست کلیک کرده و گزینه Step را انتخاب کنید

 

توی پنجره Step که باز میشود توی پنل سمت چپ لیست فرم هایی که ساختید را می بینید و در پنل سمت راست لیست فرم هایی که به این وظیفه لینک کردید را می تونید ببینید که در حال حاظر خالی هست.(اطلاعات بیشتر)

از پنل سمت چپ Order Request From را کلیک کنید و درگ کنید به پنل سمت راست تا این فرم به این وظیفه اختصاص داده شود

به همین صورت فرم Request Approval Form رو به تسک Assess Request اختصاص بدهید

 

و فرم Delivery Order را به وظیفه Delivery Order اختصاص بدهید

 مرحله هشتم اختصاص کاربر به وظیفه

در اینجا نیاز هست که بگویم هر وظیفه ای را چه کاربری باید انجام بدهد مثلا وظیفه ثبت درخواست به عهده چه فردی در سازمان هست یا وظیفه سوپروایزر به عهده چه فرد و هم چنین وظیفه مدیریت

1-برای تعریف کاربران مختلف می توانید به منو Admin و سپس User بروید و روی گزینه New کلیک کنید تا کاربر جدید ایجاد شود

در داخل فرم ایجاد کاربر مشخصات کاربر را وارد نماید و ذخیره کنید

2-برای مدیریت بهتر کاربران میتوانیم کاربران مختلف را داخل گروه های کاربری مختلف دسته بندی کنیم. مثلا گروه کاربران،گروه مدیران،گروه سوپروایزر که کاربران مختلف می توانند عضو این گروه ها بشوند.

برای ایجاد گروه جدید به منوی Admin و سپس انتخاب Group بروید و روی گزینه New کلیک کیند

3-بعد از ایجاد گروه ها برای اختصاص کاربر به گروه روی گروه کلیک کرده و از منوی بالا روی Users کلیک کنید

و سپس گزینه Assign Usersرا انتخاب کنید

 در اینجا توی پنل سمت چپ لیست کاربران موجود را می بیند که با انتخاب هر کدوم و کلیک روی دکمه انتقال اون کاربر به لیست کاربران تخصیص یافته در پنل سمت چپ انتقال داده  می شود

4-خوب حالا روی تسک Submit Request کلیک راست کرده و گزینه Assignment Rules را انتخاب میکنیم برای اختصاص کاربر به این وظیفه 

در پنجره تخصیص کاربران در قسمت بالا انواع روش های تخصیص را مشاهده می کنید(اطلاعات بیشتر در مورد انواع روش اختصاص کاربر به وظیفه در پروسس میکر)

در اینجا ما همون مورد پیش فرض که اختصاص به صورت ترتیبی هست را انتخاب می کنیم.

در بخش پنل سمت چپ لیست کاربران و گروه هایی که در سیستم ایجاد کرده اید را می توانید مشاهده کنید و در پنل راست لیست کاربران یا گروه هایی که به این وظیفه اختصاص داده اید را می توانید مشاهده کنید که در حال حاضر خالی است.

ما برای اختصاص گروه Employees به وظیفه Submit Request روی گزینه View Group کلیک کرده و سپس گروه Employees  که در مرحله قبل ساختیم را درگ کرده و در پنل سمت راست رها می کنیم

و در نهایت اطلاعات را Save می کنیم

و به همین صورت گروه Supervisors را به تسک Assess Request اختصاص می دهیم

و در نهایت گروه Manager را به تسک Deliver Order اختصاص می دهیم

و در این جا فرآیند در خواست کالا ما تکمیل می شود.

برای اجرای فرآیندی که ساختیم باید وارد مرحله نهم بشویم

مرحله نهم اجرای فرآیند

برای شروع فرآیند Purchase Request از کاربر جاری logout کنید و با یکی از کاربرانی که به گروه Employees اختصاص دادید دوباره لاگین کنید 

ما کاربر jonathan که ایجاد کردیم را به گروه Employees اختصاص دادیم بنابراین با این کاربر توی سیستم لاگین می کنیم

 

بعد از منوی Home روی گزینه New Case کلیک می کنیم تا لیست فرآیند های سیستم را ببینم و سپس روی فرآیند Purchase Request دابل کلیک می کنیم

بنابراین فرآیند شروع شده و فرم اول آن که ثبت درخواست بود به شما نمایش داده می شود 

هر کاری که ایجاد می شود 1 عدد منحصر به فرد مگیرید که بالای فرم نمایش داده  می شود

فرم و فیلدهایی که طراحی کردیم را مشاهده می کنید

توی بخش گرید هم میتوانید با کلیک روی + New یک سطر جدید به گرید اضافه کنید یا با کلیلک روی سطل آشغال اون سطر را حذف نماید.

اطلاعات فرم را متناسب با نیازتون تکمیل نماید

و در نهایت روی گزینه Submit کلیک کنید تا اطلاعات ذخیره شده و وارد فرم Assign Task بشوید

در اینجا به ما نمایش میدهد که در مرحله بعد کار به کدام وظیفه ارجاع داده می شود و چه کاربری اون کار را انجام می دهد. روی دکمه Continue کلیک کنید تا کار به کاربر Doe,John که عضو گروه Suppervisor هست برای Assess Requst ارجاع داده شود.

ما از یوزر jonathan خارج شده و با یوزر Doe,John به سیستم لاگین می کنیم

در Inbox کاربر John مشاهده می کنیم که کار شماره 29 از طرف jonathan به ما ارجاع داده شده است

با دابل کلیک کردن روی این سطر کار برای این کاربر باز می شود و اطلاعاتی که jonathan  وارد کرده را مشاهده می کنید و می توانید تصمیم گیری کنید در مورد تایید یا رد این درخواست

 

ما در اینجا روی Yes کلیک می کنیم

تا مقدار 1 داخل متغییر requestApproved(که داخل پنجره Variable این متغییر را لینک کردیم به این Radio) قرار گیرد و شرط requestApproved==1@@  برقرار شود و کار ارجاع داده شود به مدیر برای تحویل کالا

در مرحله بعد به ما نمایش داده می شود کار در مرحله بعد به کاربر Pore,Rose برای تحویل سفارش ارجاع داده  می شود

از کاربر جاری خارج شده و با یوزر Pore,Rose لاگین می کنیم

و توی Inbox روی کار شماره 29 کلیک می کنیم تا باز شود

اطلاعات درخواست  را مشاهده می کنیم 

و در نهایت تعیین می کنیم که کالا تحویل داده شد یا خیر

روی Submit که کلیک کنیم اطلاعات ذخیره شده و وارد فرم اختصاص مرحله بعد می شویم

در اینجا به ما نمایش داده می شود فرآیند به پایان رسیده و این کاربر آخرین کاربر انجام دهنده این فرآیند است

روی Finish کلیک کنید تا فرآیندد به پایان برسد.

 منبع:پروسس میکر

 

 

 

 

 

برچسب‌ها: آموزش پروسس میکر, پروسس میکر, BPMS, Process Make, بی پی ام اس دغدغه های روزانه ، ماهانه وسالانه...